Keby sme mohli produktivitu kancelárskej práce prirovnať k elegantnej labuti kĺzajúcej sa po hladine jazera, jej zabijaci by boli ako zákerné podvodné víry, ktoré bez varovania zatiahnu labuť pod hladinu. A ak si myslíte, že najväčším nepriateľom vášho pracovného flow je kolega so stále novými historkami o svojom psovi, ste na omyle. Skutoční sabotéri produktivity sú oveľa rafinovanejší.
Kancelárske prostredie bez hraníc
Výskumy Harvard Business Review ukazujú, že v prostredí bez jasne stanovených hraníc – či už ide o hluk, neporiadok alebo nevhodné osvetlenie – klesá pracovná výkonnosť až o 32 %. Chaos na stole plodí chaos v hlave. A keď máte na stole šálku od včerajšej kávy, tri nepodpísané faktúry a zabudnutú ponožku, mozog musí vynaložiť extra energiu na ignorovanie týchto rušivých podnetov. A energia je ako baterka v ovládači – rýchlo sa minie práve vtedy, keď ju najviac potrebujete.
Tu sa dostávame k jemne prehliadanému hrdinovi: špeciálne kancelárske doplnky. Systémy organizácie dokumentov, ergonomické stojany či multifunkčné zásuvkové kontajnery sú ako tajní agenti produktivity – nenápadní, ale extrémne účinní.
Technológia ako dvojsečný meč
Moderné technológie sú ako oheň: môžu variť polievku alebo podpáliť dom. Ak vaša tlačiareň zlyhá práve pri tlačení kľúčovej prezentácie, produktivita padá rýchlejšie než cukor do horúceho čaju. Štúdia The Economist Intelligence Unit odhalila, že zamestnanci so spoľahlivou technikou sú až o 16 % produktívnejší než tí, ktorí sa musia neustále boriť s poruchami.
Preto by mala byť v každej kancelárii základom profesionálna kancelárska technika – rýchle skenery, spoľahlivé multifunkčné tlačiarne a inteligentné kopírky. Sú ako lojálni spojenci v boji o každú sekundu pracovného dňa.
Príliš veľa komunikácie, príliš málo práce
V ére nonstop správ, e-mailov a notifikácií sa komunikácia stáva hydrou s tisícimi hlavami. Vedci zo Stanfordu zistili, že multitasking (ktorý zahŕňa neustále preskakovanie medzi úlohami) znižuje efektivitu až o 40 %. S každým novým „pingom“ strácate niť sústredenia ako pavúk, ktorému niekto neustále trhá sieť.
Riešením je zavedenie jasne stanovených “tichých hodín”, počas ktorých sa odpovedá na e-maily len vo vymedzených časoch – akási oáza pokoja uprostred digitálnej púšte.
Ergonomická ignorancia
Nesprávne nastavená stolička alebo monitor môže byť malým semienkom, z ktorého vyrastie obrovský strom bolesti. A bolesť chrbta je ten najlepší demotivátor, aký si kancelária môže nevedomky vychovať. Podľa National Institute for Occupational Safety and Health zlá ergonómia vedie k strate až 17 % pracovného času zamestnancov ročne.
Kvalitné ergonomické riešenia, správne osvetlenie, výškovo nastaviteľné stoly – to všetko tvorí fyzickú infraštruktúru úspechu. Preto nestačí len dobrý úmysel, chce to aj správne vybavenie.
Ako ubrániť svoje pracovné kráľovstvo
Ak si predstavíte produktivitu ako jemný sklený zámok, ktorý staviame každý deň odznova, jeho najväčšími nepriateľmi sú hluk, chaos, pokazená technika a digitálny smog.
Našťastie máme zbrane: špeciálne kancelárske doplnky na organizáciu priestoru, profesionálnu kancelársku techniku na podporu výkonu, pevné pravidlá komunikácie a ergonómiu, ktorá chráni naše telo.
Zdroj obrázka: seventyfour/freepik.com